A inteligência artificial e a automação de processos em empresas

Introdução

No cenário empresarial atual, a sinergia entre automação de processos e inteligência artificial é cada vez mais evidente. Mas, para tirar o melhor proveito dessa sinergia, é fundamental compreender como essas tecnologias funcionam e quais as suas nuances. 

Automação de processos

A automação de processos é o uso da tecnologia e da integração de dados e sistemas para automatizar tarefas, que antes eram desempenhadas manualmente, e tem o propósito de conferir maior produtividade e eficiência à atividade econômica.

Ela tem sido um pilar essencial em diversas indústrias, proporcionando eficiência operacional ao realizar tarefas específicas de forma predefinida. No entanto, ela é limitada à execução de comandos pré-programados, sem a capacidade de adaptação ou aprendizado contínuo.

Tipos de automação de processos

Entendendo a especificidade de propósito que cada tipo de automação de processos pode oferecer, temos:

• Scripts

São conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo determinada rotina de atividades como se fosse um roteiro.

• RPA (Robotic Process Automation)

É a automatização de processos por meio de softwares robóticos, que viabiliza a automação da execução de tarefas repetitivas e rotineiras de ponta a ponta.  

• URA (Unidade de Resposta Audível)

É tipo um chatbot que responde a perguntas por meio de áudio. Muito utilizado em call centers de serviços de telecomunicação para automatizar e agilizar o atendimento a clientes.

• Chatbots

Programas de computador que interagem de forma semelhante à humana, via chat e em tempo real, e que permite um atendimento personalizado ao cliente. Em geral, a conversa pode se dar nas redes sociais ou no próprio site da empresa.

• Hiper automação

É o uso combinado de vários tipos de ferramentas para automatizar processos. Parte do princípio de que essas soluções, de forma isolada, não conseguem substituir as capacidades humanas, mas sua combinação e integração torna isso possível.

• BPMS (Business Process Management Systems)

Sistemas que permitem a automação e o gerenciamento de processos empresariais. Desenvolvido com foco em pessoas, ele permite definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos da empresa. 

Vantagens da automação de processos

De uma maneira geral, a automação promove mais agilidade nos processos, usando menos recursos, sem interferir no padrão de qualidade de produtos e/ou serviços. 

Dentre os fatores favorecidos pela implementação dessas tecnologias, destacam-se:

• Aumento da produtividade

A estratégia de automatizar processos burocráticos ou repetitivos permite que haja um aumento de produtividade nas atividades ligadas ao core business da empresa. É uma forma de aproveitar melhor os seus recursos, otimizar o tempo dos colaboradores, evitando que ocorra uma sobrecarga de trabalho, o que poderia comprometer a qualidade das tarefas realizadas.

• Integração do banco de dados

A adoção de um sistema que centraliza os dados dos diferentes setores de uma empresa, torna mais eficiente o compartilhamento de informações.

• Promoção da padronização

As empresas que trabalham, em grande escala, com fabricação de produtos e/ou prestação de serviços, têm na padronização de processos o seu elemento essencial. Nesse sentido, a automação agiliza as etapas dos padrões a serem seguidos, permitindo que a operação não seja paralisada, caso o gestor precise se ausentar por um determinado período.

Vale lembrar que a padronização nos processos consegue garantir que as informações sejam corretas e seguras, repercutindo em menor incidência de falhas.

• Monitoramento de desempenho

Empresas com tecnologias de automação podem registrar todas as suas atividades em tempo real, possibilitando ao gestor acompanhar o desenvolvimento dos processos, bem como, avaliar a execução das tarefas.

Um software pode, por exemplo, tornar possível a emissão de relatórios com dados de diferentes setores da empresa, favorecendo tomadas de decisão que indicam o melhor caminho para atingir metas.

• Redução de custos e de erros

Esse é um fator que atrai muitas empresas. A combinação da redução de custos e incidência de falhas nos processos, permite às empresas atender uma maior demanda e entregar a mesma qualidade para os clientes, gerando, assim, um aumento do faturamento sem, necessariamente, aumentar a carga de trabalho dos profissionais.    

Automação de processos em diferentes setores nas empresas

Processos logísticos, de TI e administrativos são apenas alguns exemplos de automação empresarial. Confira a seguir.

• Automação de processos industriais

É o uso da tecnologia para operacionalizar a execução de tarefas, mecanismos e funções para otimizar a cadeia produtiva. 

Com o uso de máquinas e tecnologias sofisticadas, é possível ter mais autonomia nos processos produtivos e reduzir o tempo da produção das mercadorias.

• Automação de processos de Recursos Humanos

É a automatização das tarefas deste setor. Ela pode acontecer em diversas frentes, como:

Análise de perfil comportamental: a tecnologia é capaz de proporcionar mais precisão e segurança na hora de escolher talentos. 

Folha de pagamento: existem plataformas que automatizam o pagamento dos colaboradores, fazem projeções e planilhas orçamentárias.

• Automação de processos logísticos

A automação logística se dá, principalmente, por meio de sistemas de gestão e outras ferramentas que automatizam os processos e reduzem consideravelmente os trabalhos manuais, como os softwares de automação WMS (Warehouse Management System), ERP (Enterprise Resource Planning) e TMS (Transportation Management System).

• Automação de processos de TI

A automação da TI envolve automatizar os fluxos de trabalho deste setor para minimizar o tempo e os custos do gerenciamento manual.  

Isso envolve processamento de solicitações de serviço, gerenciamento de software e hardware, implementação de novas tecnologias e muito mais. 

Com um software de automação de processos de TI, o gestor consegue conectar sistemas, aplicações e plataformas para unificar a infraestrutura e eliminar obstáculos. 

• Automação de processos administrativos

Os inúmeros processos administrativos de uma empresa podem ser automatizados de diversas maneiras. 

A automação de contratos, por exemplo, usa a tecnologia para criar, gerir e armazenar esses documentos.

O gestor pode adotar, ainda, um sistema de gestão de contratos que aborda o ciclo de vida deste documento, inclusive a assinatura eletrônica.

Automatização e automação de processos são a mesma coisa?

Automação são mecanismos autorreguláveis, ferramentas que fazem interferências em seu próprio funcionamento sem a necessidade de um profissional humano. 

Os sistemas de Big Data, por exemplo, coletam dados de sensores do processo produtivo e emitem relatórios gerenciais. 

A automatização é a interferência humana nas ferramentas, que dependem da inserção de parâmetros pelo profissional para guiar seu funcionamento. 

Inteligência artificia (IA)

A inteligência artificial (IA) é um campo da ciência da computação dedicado a criar máquinas e programas computacionais que possam realizar tarefas complexas, normalmente executadas por humanos.

A inteligência artificial (IA) abrange uma ampla gama de tecnologias, incluindo machine learning e deep learning.

• Machine learning - aprendizado de máquina – refere-se aos algoritmos capazes de se adequar a tarefas sem ser explicitamente programados para tal. Em outras palavras, o código interage com um conjunto de informações e resultados preestabelecidos até que seja capaz de reproduzir o comportamento da tomada de decisão.

• Deep learning - aprendizado profundo – é uma metodologia de aprendizado de máquina muito similar ao processo de aprendizado humano. Baseia-se nas redes neurais artificiais que, após serem treinadas com um grande conjunto de informação, tornam-se capazes de abstrair de forma genérica os problemas.

A essência da inteligência artificial (IA) é a criatividade e o aprendizado. Ela é dotada da capacidade de analisar, compreender, criar, simular, sugerir e inovar. Ao contrário da automação, que segue regras rígidas e padrões, a IA é alimentada por algoritmos complexos que permitem não apenas a execução de tarefas, mas a geração de novas ideias, conteúdos e soluções. Ela aprende com dados, adapta-se a cenários em constante mudança e evolui com o tempo, revelando um potencial ilimitado para transformar diversas áreas, desde a criação artística até a resolução de problemas complexos.

A IA oferece recursos para analisar grande volume de dados de forma rápida e precisa, possibilitando a identificação de padrões, tendências e anomalias que poderiam passar despercebidos por métodos tradicionais. Essa capacidade, aprimora a detecção de fraudes, erros e ineficiências, auxiliando na prevenção de perdas e na otimização de processos.

A IA representa um salto qualitativo, transformando a forma como interagimos com a tecnologia.

Sinergia entre a automação de processos e a inteligência artificial nas empresas

Em um mundo em constante transformação, as empresas se deparam com um cenário dinâmico e competitivo, onde a busca por otimização, eficiência e confiabilidade é crucial para o sucesso. Nesse contexto, a automação de processos e a IA surgem como ferramentas inovadoras, com potencial para revolucionar a forma como as organizações gerenciam seus riscos e garantem a confiabilidade de suas informações, mas também apresentam desafios a serem considerados.

A combinação da automação de processos e da IA fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. A automação de tarefas libera tempo para que os profissionais se dediquem à análise crítica dos dados, enquanto a IA fornece informações precisas e relevantes para embasar decisões mais assertivas e eficazes.

A implementação dessas tecnologias em sinergia pode gerar economia significativa de tempo e recursos financeiros, otimizando os processos e reduzindo a necessidade de mão de obra para tarefas repetitivas. Mas exige investimento em tecnologia e treinamento de pessoal para garantir a correta utilização das ferramentas e a adaptação dos profissionais à nova realidade de trabalho.

A mudança cultural é fundamental para o sucesso dessa implementação. A organização precisa estar aberta à inovação e disposta a adaptar seus processos e métodos de trabalho para tirar o máximo proveito das novas tecnologias.

A automação e a inteligência artificial (IA) não significam necessariamente a perda de empregos, mas sim a mudança na natureza do trabalho.

As empresas que se adaptarem a essa nova realidade serão as que mais se beneficiarão. Se sua empresa se enquadra neste perfil, entre em contato com a Heizen e fale com nossa equipe de especialistas. Conhecendo melhor suas necessidades, podemos desenvolver as melhores soluções com tecnologia e inteligência artificial (IA), para conduzir sua empresa à excelência operacional e à liderança de mercado.

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