A importância do conhecimento técnico e estratégico em TI para a escalabilidade de empresas: Um estudo de caso

Introdução

Acompanhar como a tecnologia vem impactando o desenvolvimento e o crescimento das empresas ajuda a compreender as nuances de complexidade que cada setor de atividade apresenta.

Investir em tecnologia hoje, significa agregar valor ao negócio e construir alicerces para permitir o crescimento em escala. No entanto, há uma série de etapas e procedimentos que devem ser considerados para que seu uso seja eficiente.  Nesse sentido, a participação de um profissional especializado na área se torna indispensável, tendo em vista a especificidade que cada investimento desses pode implicar.

Ao fazer um diagnóstico sobre o nível de maturidade digital da empresa, sobre os desafios enfrentados com a infraestrutura existente, os objetivos de negócios e os recursos financeiros disponíveis, esse especialista trará soluções que melhor atendam às necessidades do negócio. Em outras palavras, ajudará na seleção e implementação dos recursos tecnológicos mais adequados ao momento e à realidade da empresa, considerando também a visão do futuro que a empresa deseja alcançar.

O processo de implantação de novas tecnologias não é um processo fácil e rápido, requer preparação e treinamento de pessoal, conhecimento técnico e estratégico e suporte continuado.

Muitas organizações que emergiram no início deste século, fora do setor tecnológico, que não usam a tecnologia como diferencial em seus produtos e/ou serviços, geralmente não trazem em seu DNA o fator “tecnologia” como traço dominante. Porém, os avanços tecnológicos estão confrontando seus paradigmas. O mercado está exigindo um novo posicionamento e, com isso, elas estão sendo obrigadas a “recalcular’ sua trajetória.

Nesse contexto, vale trazer um estudo de caso que ilustra a realidade vivida por muitas dessas organizações, que se viram obrigadas a recorrer à tecnologia, buscando soluções para garantir competitividade no mercado, mesmo não dispondo de expertise tecnológica interna.

O Caso Real: Engeko Engenharia

A Engeko, empresa de Engenharia e Construção Civil Industrial, com sede na cidade de São Paulo, começou suas atividades no ano de 2007. Com uma trajetória marcada por grandes desafios, conseguiu se estabelecer no mercado, impulsionada pela qualidade e consistência na prestação de seus serviços - seu grande diferencial.

Começou atuando no ramo automobilístico, passando à siderurgia e atualmente vem se destacando também em projetos na indústria farmacêutica. Com cerca de 3.000 (três mil) colaboradores, a Engeko opera hoje em 14 estados do Brasil.

O Diretor Técnico e Sócio-admninistrador, André Romano Lukjanenko, um líder admirável e comprometido, com grande capacidade organizacional, sempre buscou estar em conformidade com as legislações vigentes e a padronização de procedimentos. Durante a trajetória de sua empresa, o departamento da Qualidade, aliado à Segurança do Trabalho, foi o grande coadjuvante no processo de expansão, criando sistemas de trabalho e gestão de processos. Mas por muito tempo, somente o departamento de Recursos Humanos (RH) dispunha de um software em gestão, para fechar a folha de pagamentos e realizar o gerenciamento dos colaboradores. Nessa época, grande parte das tarefas de gestão dos diversos departamentos era realizada em planilhas, de forma muito manual.  Por mais que os outros departamentos dispusessem de alguns sistemas, eles não se conversavam e o acesso às informações estava longe do ideal.

Conforme a empresa foi expandindo suas operações, os desafios se intensificaram, sinalizando a necessidade de automatizar processos e otimizar as tarefas e fluxos de informação. Foi então que os líderes decidiram contratar um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) robusto, o TOTVS RM, com a promessa de unificar a gestão, otimizar processos internos, padronizar operações e melhorar o fluxo de informações, integrando as atividades de diferentes departamentos em um único lugar.

A complexidade e especificidade envolvidas em todo o processo de implantação, como a análise, o planejamento, a preparação da infraestrutura, a migração de dados, a capacitação de pessoal, enfim, etapas que tornam fundamental a presença, a orientação e o suporte constante de especialistas, são decisivas para que a implantação seja bem-sucedida e a tecnologia possa ser usada da forma mais eficiente possível.

Pensando em um cenário que contemplasse tanto a integração como a completude dos processos de gestão da empresa, ela se lançou sozinha na escolha, na negociação dos módulos e na implantação. Porém, o fato de não dispor de conhecimento técnico interno suficiente para responder às demandas que um projeto dessa envergadura exige, criaram-se uma série de dificuldades que culminaram na contratação de consultores especializados em TOTVS RM, para ajudar a solucionar os problemas e tornar mais fluida essa implantação que durou mais de  um ano.

Junto com o TOTVS RM, no início de toda a sua contratação, a Engeko havia contratado também o Fluig, software complementar e com framework mais recente, desenvolvido pela própria TOTVS para trazer tecnologias modernas e permitir fácil integração entre seus ERPs e sistemas de terceiros, além de permitir diversas personalizações, BPMs e automação de tarefas. Porém, a falta de conhecimento específico não permitiu que essa ferramenta fosse utilizada em todo o seu potencial.

Nesse interim, o pessoal da qualidade e da segurança implantou também o Obrasoft, um software especializado em automação de sistemas de gestão, muito usado na construção civil, que se destaca na gestão de riscos e EHS (Environment, Health and Security) - Saúde, Segurança e Meio-ambiente, sem saber que todas as suas funcionalidades já existiam dentro do Fluig.

Apesar do Obrasoft oferecer funcionalidades importantes, como gestão de vencimentos de documentos legais e BPM (Business Process Management) que permite a personalização de formulários e fluxos de dados, é um sistema que, ao contrário do Fluig, não foi desenhado para se integrar a outros, ou seja, não há como atualizar dados de outras bases de dados através de suas funcionalidades. Essa implantação só reafirmou a falta de planejamento estratégico na contratação de sistemas e a falta de um especialista em TI envolvido nessas decisões.

Outro fato relevante que contribuiu para que alguns desafios pré-existentes seguissem acontecendo, como o retrabalho e falhas nos fluxos de informação entre os setores da empresa, foi não haver uma comunicação fluida e coesa entre os departamentos. Afinal, decisões que envolvem implantação de novos recursos seriam mais bem-sucedidas se os tomadores de decisão estivessem intercomunicados e cientes das necessidades de cada setor. Isso parece ter sido o maior disparador de todas as dificuldades que foram emergindo. Resumindo, todos os esforços empreendidos, o tempo dispendido, o elevado custo desses projetos e a forma como foram conduzidos, retrataram o estágio inicial em que a empresa se encontrava em sua jornada de maturidade digital.

Seguindo a cronologia, a Medicina do Trabalho foi estabelecida como um novo departamento dentro da empresa, sendo integrada à Segurança do Trabalho para formar o SESMT da matriz, iniciando suas atividades no final de 2022. Porém, os problemas enfrentados na implantação do TOTVS inviabilizaram seu uso eficiente na gestão de saúde e segurança, obrigando a implementação de um novo sistema, o SOC (Software de Saúde Ocupacional).

No ano seguinte, com desafios enfrentados no controle de afastamentos dos colaboradores, a Medicina do Trabalho incorporou em seus processos um sistema de gestão de afastados - o MAIA - nativamente integrado com o SOC e com API aberta para se conectar a outros sistemas, desenvolvido pela Heizen.

Atualmente, sob nova consultoria especializada, novas perspectivas estão sendo trabalhadas. O Fluig, que antes da presença desses especialistas não era muito bem utilizado, começa a assumir  um lugar de destaque dentro da organização. Além de estar caminhando para a substituição do Obrasoft, está permitindo integrar os diversos sistemas contratados, favorecendo a unificação máxima de fluxos de trabalho dentro do conjunto TOTVS RM/Fluig.

A partir desse novo cenário, os sistemas começarão a se alinhar e os dados e informações de todos os setores da empresa serão armazenados na base de dados do TOTVS, garantindo assim uma maior segurança das informações, reduzindo os retrabalhos e as tarefas manuais de forma significativa.

Em relação às funcionalidades da MAIA, todos os dados inseridos no sistema, seja pelos colaboradores ou pelo administrativo de obra, entrarão tanto no SOC quanto no TOTVS RM/Fluig e estarão sempre atualizados e com as informações padronizadas.  

Essa incursão inicial na adoção de tecnologia resultará em ganho de competitividade, já que a empresa poderá entregar maior volume de trabalho utilizando menos recursos humanos.

Conclusão

Esse estudo de caso deixa um importante aprendizado para todas as organizações que, assim como a Engeko, estão empreendendo esforços para acompanhar as exigências do mercado:

“A tecnologia demanda conhecimento e estratégia. Só assim pode-se explorar todo seu potencial.”